Cursos en gestion publica — 26 febrero 2013

JUSTIFICACION
La información es el recurso organizacional clave, necesario y estratégico para el desarrollo del trabajo y la toma de decisiones, la mayoría de organizaciones administran la información contenida en documentos y archivos mediante sistemas no formales, manejados por personas de diversos rangos. La Administración Moderna de Documentos y Archivos requiere de la formación de personal especializado en el tratamiento y la gestión de los archivos debido a la gran explosión de la producción de documentos, en soporte tradicional y electrónico, como consecuencia de la modernización de las administraciones públicas y privadas y a la tecnología de la información. Los documentos y archivos deben ser administrados, organizados y conservados para garantizar el oportuno y fiable flujo de la información contenida en ellos. Este seminario le dará los conocimientos para planificar, administrar y evaluar sistemáticamente la Administración de Archivos y Documentos, incluyendo las fases del ciclo de vida del documento y su información, como son: creación, evaluación, retención, descripción, organización, almacenamiento, prevención de riesgo de desastres, diseminación, uso y preservación o eliminación final.

ESTRUCTURA CURRICULAR

FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
• Analizar la problemática de la administración de archivos
• El concepto moderno de archivo
• Características de un buen archivo
• Planificación de archivos
• Legislación relacionada a la Administración de Archivos

CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
• Consideraciones previas a la clasificación de archivos
• Verificar las ventajas e inconvenientes de la
• centralización y descentralización
• Sistemas de Clasificación y organización:
• Sistema Alfabético Sistema Numérico Sistema
• Geográfico Archivos secretariales Sistema
• Cronológico Archivos departamentales Sistema por
• Asuntos Archivos centrales Elegir el sistema que
• mejor se adapta a cada tipo de documentación
• Compatibilidad entre estos sistemas de Archivo

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
ANÁLISIS
• Identificar las necesidades vinculadas al manejo de la documentación
• Analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo
• Analizar los soportes documentales, el proceso de generación de documentos y las vías de recepción y difusión
• Detectar las duplicaciones e inconsistencias

DISEÑO
• Sistematizar los tipos de documentos: la validez del cuadro de Clasificación y su conversión a Mapa Documental
• Determinar el ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los documentos
• Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte electrónico
• Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos. Gestión del espacio de almacenamiento electrónico: discos duros, CD-ROM, etc.
• Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control y recuperación en sistemas automatizados

IMPLEMENTACIÓN
• Calendarizar el proceso de implantación: planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación histórica
• Elaborar los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades en materia de gestión documental
• Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto y de formación y apoyo al personal

COMO BRINDAR UN OPTIMO SERVICIO AL USUARIO
• Como organizar el servicio de recepción.
• Como diseñar la numeración del expediente.
• Como registrar la documentación que ingresa al sistema
• Servicio de información de expediente ingresado
• Como recepcionar, calificar, codificar y hacer seguimiento de los documentos./ Como organizar los formatos, manuales y reportes
• Elaboración de inventarios y transferencia de documentos

LA EFICIENTE GESTIÓN DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO
• Criterios para la clasificación y ordenación de documentos
• Distribución de documentos en las unidades administrativas.// Recepción, registro y salida de documento.// Diseño de la ficha para el control de gestión documental
• Numero de identificador./ Fecha y hora de recepción.// Clasificación de la información pública
• Clasificación de la información reservada y confidencial
• Sistemas de clasificación: orgánico funcional y mixto
• Métodos de ordenación y expedientación.
• Los documentos en préstamo y consultas
• Análisis de documentos y registro de inventarios.
• Criterios para la valoración primaria de documentación.// Calidad total en el Servicio del trámite documentario al público.
• Que características debe reunir los documentos para recepcionar
• Tipos documentales y registro contables.
• Conservación de documentos.// La descripción de documentos y expurgo
• Concepción sistemática de gestión documental
• El sistema automatizado de gestión de la información archivística

ANALISIS DEL PROBLEMA DE ARCHIVO
• Comprender el concepto moderno de archivo.
• Examinar los índices de rentabilidad./ Planificar el archivo.

CONOCIENDO LA VIDA DEL ARCHIVO
• Distinguiendo los plazos de conservación de documentos.
• Estrategias para desarrollar un método eficaz de control de los préstamos.

SOPORTES ELECTRONICOS Y DIGITALES
• Qué es un archivo electrónico
• Digitalización de Documentos
• Sistemas de Gestión Documental en entornos Internet/Intranet/Extranet
• Requisitos para la Seguridad de Documentos

Expositores
Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos, Universidad Internacional de Andalucía, España. Estudios de Post Grado en Administración de Archivos. Amplia experiencia como expositor en temas vinculados a la Gestión de Archivos y Documentos en instituciones como la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Biblioteca Nacional del Perú, Poder Judicial. Se ha desempeñado como respons
Dra. DALILA CALLE CASTILLO
Docente de la escuela nacional e archiveros, con experiencia especializada en el Perú y el extranjero./ Asesora y consultora de organización de archivos públicos y privados./ Especialista en gestión documentaria con maestría en gestión de políticas publicas

LUGAR
Auditorio Global Institute AV. Arequipa # 2638 LINCE a una cuadra de la Av. Javier Prado

HORA:
06:15 a 9:15 PM

INVERSIÓN TOTAL
S/. 390 + IGV

INCLUYE
Separata Especializada,
Coffe Break y Certificado

INFORMES E INSCRIPCIONES
Jr. Rubens # 205 Of. 202 San Borja Teléf.. 225 – 3215 / 3086187
RPM: #0065990 / RPC 987600218 Cel. 996 362 239
e – mail institutointeramericano@yahoo.com

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septiembre 23, 2014

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